Ciao Socio, in questo articolo andremo a vedere quali sono gli strumenti che ti permettono di coordinare il tuo team come il più esperto dei timonieri dirige la sua nave in un mare in tempesta.

Prima di andare a vedere come diventare un ottimo Team Manager andiamo a chiarire due concetti:

Cos’è il Team Management?

“Il Team Management è l’abilità di gestire un gruppo di persone, che lavorano per una stessa azienda e soprattutto a un medesimo obiettivo: la crescita del business.”

Se desideri che la tua attività fiorisca ed evolva in maniera esponenziale dovrai fare proprio questo.

Dovrai coordinare l’azione del tuo intero team in una direzione comune gestendo decine di persone, che a loro volta gestiscono decine di lavori diversi.

Se sei un imprenditore sai benissimo quello di cui sto parlando.

Ed anche se nella teoria è tutto bello e luccicante, sai che nella pratica far muovere il tuo team come se fosse una sola entità è un’impresa spartana.

Sembra sempre che manchi un pezzo, un singolo pezzo che se compreso potrebbe creare cooperazione ed armonia.

Bene, adesso ti darò quel pezzettino che tanto cerchi.

Gli strumenti giusti per il tuo business.

Cosa devo considerare quando scelgo i miei strumenti di Team Management?

Gli strumenti di gestione del team devono avere 5 caratteristiche, devono essere:

• 1. Pochi
• 2. Facili da utilizzare e da apprendere
• 3. Veloci
• 4. Richiedere poco effort (sforzo)
• 5. Funzionali per uno scopo ben preciso

Cominciamo? Partiamo!

I 5 principali strumenti per un team management di successo

1.Definire e scrivere un OBIETTIVO VERO

A cosa serve un Team senza un obiettivo da raggiungere? 

Troppe volte ho fatto interminabili riunioni con l’intento di definire e condividere dove arrivare, ma ci siamo chiesti se veramente l’obiettivo del gruppo fosse in armonia con tutti gli aspetti del Team?

Abbiamo descritto al massimo le relazioni tra l’obiettivo del team e il contesto in cui viene raggiunto l’obiettivo?

• – Sono indica i punti di riferimento a cui deve far capo ogni membro del gruppo?
• – Abbiamo individuato se l’obiettivo è in armonia con i valori del Team e del contesto in cui opera il gruppo?
• – Tutti gli aspetti dell’obiettivo sono stati compresi e condivisi dal Team?

In poche parole ci dobbiamo assicurare che tutti abbiano capito il preciso punto in cui ci si trova e come muoversi all’interno dell’azienda o del contesto per qualsiasi imprevisto o evenienza

2.Tracciare la ROTTA per arrivare all’obiettivo

Una volta che sappiamo dove siamo, dove vogliamo andare e tutti gli aspetti collegati al risultato che intendiamo raggiungere, ci serve tracciare la rotta. Proprio su questo punto di solito si perdono anche grandi capitani d’impresa.

E’ fondamentale scomporre in fasi e talvolta in sotto fasi il nostro obiettivo, in modo da creare una vera e propria mappa delle attività che ci porteranno a raggiungere sicuramente il nostro obiettivo.

Questo ti permette di delegare con minor sforzo e senza essere interrotto in continuazione dai tuoi collaboratori.

Ma il vero segreto è aggiornare la rotta costantemente nel tempo.

Inserisci le migliorie che possono rendere più efficiente il lavoro dei tuoi collaboratori e permetti anche a loro stessi di apportare delle modifiche. (dopo aver chiesto il tuo consenso)

Quest’ ultima cosa li renderà ancora più coinvolti e partecipi nel loro lavoro.

3.Slack

Non c’è team se non c’è comunicazione

Per ottimizzare il dialogo produttivo tra i componenti del Team io ti consiglio Slack.

Perché proprio questo tool rispetto ad altri?

Perché Slack è una chat room online facilmente accessibile da tutti i membri del team.

Questo strumento consente ai membri del team di parlare tra loro pubblicamente o in privato tramite messaggistica istantanea.

Puoi collegare altri gruppi che usano Slack o fornire temporaneo a risorse esterne al progetto.

Si rivela infatti un’ottima piattaforma per il brainstorming, la condivisione di file ed il confronto .

E detto questo mi dirai che non c’è nulla di particolare, “posso fare tutto questo anche con il semplice Whatsapp”

Infatti devo ancora elencarti i veri vantaggi di quest’app.

Ti consiglio quest’app perchè ti permette di:

• – Fare utilizzare ad i tuoi collaboratori un canale interamente dedicato solo al business dove non riceveranno i messaggi della moglie e degli amici
• – Fare videochiamate professionali
• – Incorporare altri strumenti (Skype, Basecamp, Zoom, MailChimp, Trello ecc..)

4.Trello

Negli anni ’80 la Toyota diffuse il sistema Kanban, inventato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per gestire il processo produttivo.

“kanban” significa “cartellino” ed è proprio su questo paradigma che si basa lo strumento di cui andremo a parlare adesso.

Devi immaginare una lavagna pulita, dove creare liste di task che puoi organizzare e condividere come meglio preferisci.

Facendo questo potrai cooperare in maniera visiva ed intuitiva sui progetti con tutto il tuo team.

Oppure puoi scegliere di coordinare alcuni micro-team che lavorano individualmente ad una particolare attività, ma comunque sotto la tua supervisione.

La semplicità di Trello è disarmante.

Gli elementi chiave sono 3:

Bacheca: la lavagna bianca che porta il nome del nostro progetto, come per esempio: “Acquisizione clienti”, “Formazione aziendale” ecc…

Le liste: i macro-step di un progetto (es. “Da fare”, “In lavorazione”, “Fatto”), o che rappresentano ogni collaboratore (es. “Antonio”, “Roberto”, “Daniele”)

Le schede: è l’unita di base della board e rappresenta il singolo task o un’idea. Per esempio in ogni lista che porta il nome dei collaboratori potremmo inserire le singole azioni che questi devono compiere per portare a casa il risultato

Ecco un esempio base che ho creato per la scrittura di questo post: